Sisteme corporative de gestionare a conținutului (Sisteme ECM) sunt tipurile de tehnologii software care se aplică pe larg în gestionarea, stocarea, regăsirea și protecția informațiilor nestructurate care sunt direct legate de gestionarea proceselor de afaceri din orice organizație.
Unii confundă sistemele ECM și sisteme electronice de gestionare a documentelor (EDMS). Confuzia dintre aceste definiții apare datorită faptului că foarte des EDMS, pe lângă modulele de gestionare a documentelor întreprinderii, include unele caracteristici ECM. Ca de exemplu, interacțiunea angajaților pentru pregătirea documentelor. Într-o astfel de situație, este foarte posibil să discutăm extinderea funcționalității la sistemul ECM.
Principala diferență între sistemul ECM și EDMS este că, pe lângă efectuarea gestionării electronice a documentelor a întreprinderii, sistemele ECM creează un spațiu unic de informații pentru toți utilizatorii organizației, precum și automatizarea proceselor de afaceri.
Datorită utilizării sistemelor ECM, resursele de muncă sunt optimizate și costurile operaționale ale întreprinderii sunt reduse semnificativ.
De obicei, sistemele ECM includ următoarele subsecțiuni (module), fiecare dintre ele integrându-se cu restul subsecțiunilor și poate exista și separat.
Mai jos sunt câteva:
- Modulul de gestionare a documentelor electronice pentru întreprinderi;
- Modulul de sprijinire a proceselor de afaceri;
- Modulul de gestionare a conținutului web pentru un site web sau portal corporativ,
- Modulul de gestionare a conținutului media;
- Modulul de gestionare a cunoștințelor;
- Modulul de control al accesului conținutului, oferind informațiile necesare indiferent de timp și loc.
Fiecare dintre subsecțiuni necesită anumite abilități. De exemplu, gestionarea conținutului Web al unui site sau portal corporativ necesită cunoștințe specifice de administrare a resurselor de internet, iar modulul electronic de gestionare a documentelor întreprinderii necesită specificul mișcării interne a documentelor.
Sistemele ECM combină conținutul documentelor și aspectele manageriale ale întreprinderii, creând un mediu unic pentru gestionarea documentelor și reduc numărul de activități de lucru pentru implementarea sarcinilor de afaceri. Astfel, conținutul corporativ devine disponibil pentru acei utilizatori care au nevoie de el pentru o muncă rapidă și de înaltă calitate.
